いま、このPマーク取得を求める企業が増えているそうです。というのも、個人情報の保護は社会全体の問題になってきていて、企業もいい加減ではいられなくなってきているからです。

このプライバシーマークを取得するためには、三つのポイントがあります。まず一つ目にオフィスレイアウトです。オフィスレイアウトを考えるとき、セキュリティを考慮しているオフィスがどれくらいあるでしょうか。プライバシーマーク取得には、セキュリティ対策を施したオフィスレイアウトは重要になります。

たとえば、エントランスなどの誰でも自由に行き来できるフリーゾーンと、自由に行き来できないセキュリティゾーンにきちんと分けると効果的です。また社員でも、自由に入れない高セキュリティゾーンを分けるとさらにセキュリティは高まります。

フリーゾーンからセキュリティーゾーンへの境界には、通常受付を設けます。また、高セキュリティゾーンには非接触型リーダーを設置して、誰が入退室したかを管理すると効果的です。

また、ノートPCなどは、家に持ち帰らないようにし、紛失や盗難に備えます。よく個人情報の入ったノートPCを置き忘れて、ニュースになることがありますよね。そうならないために、施錠ロッカーでノートPCをきちんと保管すると良いでしょう。

たとえば、スペース効率を上げることで、コスト削減が可能になるかもしれません。快適なオフィス環境というのは、1人当たりに４坪程度のスペースが必要だと言われています。もしそれ以下のスペースしかなければ、息苦しくて、仕事の効率が下がることでしょう。

しかし逆に、４坪以上の広々としたスペースが与えられていたとします。社員にとってはゆとりがあって良いのですが、4坪で十分効率的ということで、それ以上の分を削ってみます。すると、かなりのスペースがそこに生まれるかもしれません。その空いたスペースを他のことに有効利用したり、移転を視野にいれれば、家賃の低いオフィスに移転することもできるでしょう。

また、最近話題のフリーアドレス式レイアウトを採用することで、やはりデスク占用部分を削減できるかもしれません。フリーアドレス式レイアウトというのは、自席を持たず共有デスクを利用します。これはノートパソコンや無線LANが普及したことで、急速に増えてきているレイアウトの方法で、フリーアドレス式レイアウトにすることで、オフィス全体のデスク面積を確実に削減することができます。

このISOがなぜオフィスレイアウトで注目されているのかと言うと、ISOの中に、環境マネジメントシステムというのがあり、これが注目されているのです。環境マネジメントシステムというのは、企業活動により発生する社内環境へのマイナスの影響を低減していくように考えることです。

たとえば、書類が散乱していると、それだけでストレスがたまりますよね。また、オフィスレイアウトがあまり考えられていないために、社内伝達が迅速、あるいは効率的に伝わらないということもあるかもしれません。さらには、プリンターまでが遠くて、その都度仕事が中断させられるとか、いろいろ探せば出てくるものです。

これらの社内環境においてマイナスな部分を、オフィスレイアウトを変更することである程度は解決できるのです。やはりオフィスは個人ではなく大勢で共有しているスペースですから、少しでも環境をよくしていくことは重要なことですよね。

その流れは、まず調査分析から始まります。調査分析というのは、何のためにオフィスレイアウトを変えたいのか。改善すべき点は何なのかという点をはっきりさせることです。そして、それをベースに、オフィスレイアウトを具体的にどのように変更していくか、その方向性を、オフィスの間取りや面積、予算などに合わせて決めていきます。

次に具体的なオフィスレイアウト案を作成していきます。調査分析をもとに、オフィスレイアウト変更の目的を明確にし、コンセプトをきちんと作って、それに合わせてゾーニングをします。

その後、レイアウトの変更を実施に関する計画をたてていきます。実施日やそれまでの段取りなど、流れを確認し、施工に移っていきます。もし新たにオフィス家具を買い換えるなら、この時点で発注も行います。

変更当日は、オフィスレイアウト設計図面にしたがって、作業を進めていきます。配線を含めてすべてを業者に任せすることもできますし、社員が設計図をもとにすることも可能です。

レイアウト変更が終了したあと、もし、ＯＡ機器がうまく作動しなかったり、思っていたのとイメージが違った場合など、アフターフォローで対応してもらいます。

まず、2ヶ月ほど前から打ち合わせを開始します。そこでは移転に関するイメージを伝えます。そして、図面でオフィスレイアウトの作成を始めます。

1ヵ月半前には、オフィスレイアウトを決定し、それに合わせて、見積もりをとります。もちろん後からレイアウトの変更や調整は可能です。

見積もり額で問題なければ作業に移りますが、まずは内装工事から着手していきます。これは一番手のかかる作業で、電話やネットの配線などが含まれます。

それが終わると、オフィス家具やOA機器を新規に購入する場合は、それを決定し搬入します。そして、10日前から最低でも3日前までには、今のオフィスから移動する物以外をの設置を完了させます。

５日前に、引越し作業用のダンボール等がオフィスの届きますので、どんどん引越しの荷物をつめていきます。そして、移転当日は、業者立会いもと、移転作業を進めていきます。

さて、すべての移転が完了した後、重要になるのがアフターフォローです。というのは、OA機器の動作不良などが起こりうるからです。このように、オフィス移転というのは、単に家具を運ぶのとは違って、レイアウト、機器の設定など、すべてがかなり大掛かりなものになります。

また、個人の机上の整理も含めて、オフィス全体を整理することができます。オフィスというのは、いつのまにか煩雑になってしまうものです。掃除してもなかなかすっきりと片付けることができません。そういうときは、思い切ってレイアウトを変えてしまうことです。すると、けっこうすっきりと片付くものです。企業によっては毎年の年間行事として、レイアウトの変更を行っている所もあるそうです。

しかし、もっとも大きなメリットは、モチベーションを上げるとか、コミュニケーションが取りやすくなるとか、集中力が増すなど、それぞれの目的をオフィスレイアウトを変更することで達成することができることです。

しかし、オフィスレイアウトの変更はデメリットがないわけではありません。大掛かりなものになると、仕事を中断しなければなりません。ネット環境などを変えると、設定その他を初めから行わなければならないこともあり、予想外に時間がかかることもあります。また、再設定したところ、うまく作動しなくなり、仕事がなお遅れてしまうということもあります。

また、専門業者に委託したり、家具などを買い換えたりすれば、当然その分のコストもかかります。

日本のオフィスはあまりこのようなレイアウトによる効果というものを意識してこなかった傾向があります。世界の先進国の中でも最低レベルであるという話も聞いたことがあります。もし、オフィスレイアウトを少し変えるだけで、会社の生産性が向上するとしたなら、これは大いに考えてみるべき価値があることだと思います。

いくつかの代表的なレイアウトを紹介しますと、まずもっともオーソドックスなのが対向型と呼ばれるものです。これはデスクを向かい合わせに並べるのですが、コミュニケーションが取りやすく、一体感が生まれます。

また逆に背中合わせにデスクを並べる背面式レイアウトがあります。これは集中した作業ができるのと同時に、回転して後ろを向けばすぐにコミュニケーションがとれるという二つの効果が期待できるレイアウトです。

また、ちょっと変わったレイアウトとしては、左右対称に配置するクラスター型レイアウトというのがあります。これは個々の作業スペースがゆったりとれるメリットと、比較的コミュニケーションもとりやすいレイアウトです。

さらに最近注目されているのが、フリースタイルと呼ばれるもので、個々のデスクを決めないで大型のテーブルに自由に座ります。これもコミュニケーションを取りやすいという点でメリットがあります。

居心地の良さというのは、オフィスレイアウトの仕方でも随分と変わりますし、デスクやチェアなどのオフィス家具のデザインによっても変わるものです。

オフィス家具にお金をかけるというのは、会社に負担をかけることにもなるのですが、たとえば、それで仕事の能率がはかどるならば、十分おつりがくることでしょう、

質の高いオフィス家具というのは、人間工学に基づき、色合いや手触り、また形など、本当によく考えられています。

たとえば、イタリアのデザインのオフィス家具は、椅子に座った瞬間から、スマートな感じがして、仕事ができる男（女）になったような気持ちにさせてくれますし、長時間のデスクワークを強いられている人には、腰の負担を軽くする構造の椅子がありがたいです。

また、北欧スタイルを導入すれば、リラックスしながら仕事ができますし、オフィス全体で統一感のあるデザインにすれば、それだけで仕事への意識が高まるというものです。

オフィスのデザインを変えることによって、社員の意識を変革することができるなら、これはやってみる価値のあることではないでしょうか。

基本的に、オフィスレイアウトを検討する上で重視しなければならない点がいくつかあります。たとえば、セキュリティーの面です。オフィスには外部に流出してはいけないものや、見られてはまずいものなどいろいろあると思います。一般のお客様が来たときでも、自由に動けるスペースと同時に、自由に入ることのできないスペースも仕切っておくことが大切です。

また、コミュニケーションという点においても、オフィスレイアウトいかんで随分と変わります。仕事上コミュニケーションが重要ならば、対面にデスクを並べたり、フリーススタイルのように、大きなテーブルに自由に座れるようにすると良いと思います。

逆に集中力が必要とされる仕事では、一つひとつのデスクを仕切りで区切ると効率があがります。、

エコという観点からいくと、たとえば、先のデスクを仕切りで区切ると、空間スペースを多く使ってしまうので、あまりよくありません。一人当たり必要なスペースというのは、だいたい決まっていますので、そのサイズ内に収め、スペース効率を上げる必要があります。

つまり、仕事の内容やどのような目的でオフィスレイアウトを変えたいのかで、レイアウトの仕方が大きく変わってくるわけです。